İleti Yönetim Sistemi
İleti Yönetim Sistemi; hizmet sağlayıcılarının arama, SMS mesaj, e-posta kanalıyla ticari elektronik ileti göndermek için alıcılardan aldıkları onayları saklayarak yönetebilmesine, alıcıların ise onay ve ret hakkını kullanabilmesine, ticari elektronik ileti şikayetlerinin iletilmesine ve yönetilmesine olanak tanıyan, gerekli güvenlik standartlarına sahip ulusal bir veri tabanı sistemidir.
İleti yönetiminde yaşanan problemlerin önüne geçilmesi amacıyla 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkındaki Kanun ve Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelikte birtakım düzenlemeler ve değişikliklere gidilmiştir. Bu doğrultuda Ticaret Bakanlığı tarafından yetkilendirilen (TOBB) Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğince bir ileti yönetim sistemi kurulmuştur. Bu kuruluş, onay ve ret bilgilerinin İYS’ye kaydedilmesi, İYS üzerinden onay alınması, reddetme hakkının kullanılması, ticari elektronik ileti şikâyetlerinin alınması, raporlanması, şikâyet sürecinin hızlı ve etkin bir şekilde yönetilmesi ve aracı hizmet sağlayıcıların sistemi kullanması amacıyla teknik altyapının hazırlanması ve Ticaret Bakanlığı’nın erişimine açılması görev ve sorumluluklarını üstlenmiştir. Tüm bunlara ek olarak Kuruluş, ticari elektronik ileti gönderiminin aksamaması için gerekli teknik tedbiri almak ve İYS’ye yönelik Ticaret Bakanlığı tarafından istenen diğer iş ve işlemleri yürütmekle de yükümlüdür.
Aynı zamanda bu sistem sayesinde hizmet sağlayıcıları arama, kısa mesaj ve e-posta gibi farklı tipte ileti izinlerini saklayıp yönetebilecek, alıcıların verdikleri izinleri görüntüleyip kaldırabilecek, onay alınmayan gönderimleri şikâyet edebilecektir. Bununla birlikte kamu tarafından ileti şikâyetleri ve şikâyete konu onay durumları görüntülenebilecektir. İYS ; web sitesi, kısa mesaj numarası ve çağrı merkezi üzerinden hizmet veren, tüm izinleri elektronik imza ve zaman damgasıyla kayıt altına alarak güvenli biçimde saklayan ulusal veri tabanı sistemidir.
İYS’ye Kimler Kayıt Olmalı ?
Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik tarafından belirtildiği üzere İYS hükümleri 01/09/2020 tarihi itibariyle yürürlüğe girmiştir. Yönetmelik madde 5/2 uyarınca ticari elektronik ileti göndermek isteyen gerçek ve tüzel kişileri İYS’ye kayıt olmakla yükümlü tutmuştur ve madde 5/3 İYS üzerinde onayı bulunmayan alıcılara ticari elektronik ileti gönderilemeyeceğine hükmetmiştir.
Sisteme Kayıt Nasıl Olunur?
İYS’ye kayıt olmak için sistemin web adresi olan www.iys.org.tr üzerinden İYS başvuru formu ile gerekli olan bilgi ve belgelerin temin edilmesi gerekmektedir. Başvuru aşamasında girilen bilgi ve belgeler kontrol edilip doğrulandıktan sonra hesap kullanıma açılacaktır. İYS kayıt başvurusunu Mersis kaydı olan ve bu kayda göre yetkili olan kişiler yapabilir.
İYS’ye kayıt için;
Hizmet Sağlayıcı'nın Mersis numarası ve ticari elektronik ileti gönderimi yaptığı markaların tescil belgeleri, Hizmet Sağlayıcı’nın sisteme kaydolması, sistem üzerinden alıcıların onay ve ret aşamalarının takibi ve sistemin kullanılmasına ilişkin usul ve esasları içeren elektronik imzalı İYS Temel Hizmetler Kullanım Taahhütnamesi, İmza yetkilisinin T.C. kimlik numarası, cep telefonu numarası, kurumsal e-posta adresi, Müştereken temsile yetki durumunda en az bir yetkilinin daha, ilk yetkili tarafından imzalanmış dokümanı imzalaması, Bu bilgi ve belgelerin yanı sıra, marka bazında şirketin sahip olduğu onaylı kayıtlı elektronik iletişim adresi bilgileri gerekmektedir. Ticaret Bakanlığı’nın sitesinde 31 Aralık 2020 tarihinde yayımlanan duyuruyla bir takım güncellemeler olmuştur. Yönetmelikteki yetkiye dayanarak yüz elli binin üstünde ticari elektronik ileti onayı olan hizmet sağlayıcılar için onay yükleme için verilen süre 31.12.2020 tarihinde sona ermiş, bu onaylar için alıcıların İYS’ye kaydedilen onayları kontrol etme son tarihi ise 15.2.2021 tarihine; yüz elli bin ve altında ticari elektronik ileti onayı olan hizmet sağlayıcılar için onay yükleme son tarihi 31.5.2021 tarihine, bu onaylar için alıcıların İYS’ye kaydedilen onayları kontrol etme son tarihi ise 15.7.2021 tarihine ertelenmiştir. 7 Ocak 2021 tarihi itibariyle İYS vatandaşın kullanımına açılmıştır. Yukarıda belirtilen sürelerde ret hakkının kullanılmaması durumunda hizmet sağlayıcı tarafından İYS’ye aktarılmış veriler onaylanmış sayılacaktır. İYS’ye yüklenecek olan onaylar, iletişim adresi (Telefon numarası/ e- posta adresi), izin tarihi, iletişim kanalı (arama, mesaj, e-posta), izin kaynağı (ıslak imza formu, web sitesi) gibi verileri içermektedir. Bu bilgiler dışında alıcının adı, soyadı, TC. No vb. kişisel veriler İYS tarafından istenmez ve saklanmaz. Hizmet sağlayıcısı tarafından ticari elektronik ileti gönderimi öncesinde alıcının rızasının alınması kanun gereğince zorunlu tutulmuştur. Yapılan yeni düzenleme gereğince onaylar, fiziksel ortamda ıslak imzayla ve elektronik ortamda alınır. Bununla birlikte İYS kanalıyla da onaylar sistem üzerinden alınabilmektedir. Sistem üzerinden alınmayan onaylarda, ispat yükümlülüğü hizmet sağlayıcısına aittir ve onayın 3 (üç) iş günü içinde İYS’ye yüklenmesi zorunludur. Aksi takdirde alınan onay geçersiz kabul edilecektir. Aynı zamanda alınan ret kayıtlarının sisteme aktarılması zorunlu değildir ve sistemde kaydı bulunmayan iletişim adresleri ret hükmünde sayılacaktır. İYS kanalıyla alınan onaylar için İleti Yönetim A.Ş. tarafından sunulan katma değerli hizmetler kapsamında çağrı merkezi, kısa mesaj numarası ve kısa link aracılığıyla onay alma servisleri kullanılarak onay alınabilir. Fakat bu hizmet için İleti Yönetim Sistemi A.Ş. ‘den Katma Değerli Hizmet satın alınmalıdır. Sistemde kaydı bulunan tüm hizmet sağlayıcı ve markalarına ayrı ayrı tekil numara verilecek ve hizmet sağlayıcılar, onay ve ret bildirimlerini bu numaralar üzerinden yönetebilecektir. Yönetmelik gereğince her ileti için onay gerekmemektedir. Ticari elektronik iletiler için onay gerekmeyen istisnai durumlar şöyledir; Alıcının kendisiyle iletişime geçilmesi amacıyla iletişim bilgilerini vermesi hâlinde, temin edilen mal veya hizmetlere ilişkin değişiklik, kullanım ve bakıma yönelik ticari elektronik iletiler, Devam eden abonelik, üyelik veya ortaklık durumu ile tahsilat, borç hatırlatma, bilgi güncelleme, satın alma ve teslimat veya benzeri durumlara ilişkin bildirimleri içeren iletiler. Sermaye piyasasına ilişkin mevzuat uyarınca aracılık faaliyetinde bulunan şirketlerce müşterilerine bilgilendirme amaçlı gönderilen ticari elektronik iletilerin; gönderimi öncesinde İYS üzerinden onay kontrolüne gerek bulunmamaktadır.
Ret Bildirimi
Yönetmelikte belirtildiği üzere; alıcı istediğinde herhangi bir gerekçe bildirmeksizin ticari elektronik ileti almayı reddedebilir. Böylelikle alıcılar, reddetme haklarını kullanarak daha önce vermiş oldukları onayı kaldırma imkanına da sahip olacaklardır. Hizmet sağlayıcı, alıcının ret bildiriminde bulunabilmesi için kendisi tarafından sağlanan ya da İYS tarafından sunulan müşteri hizmetleri numarası, kısa mesaj numarası veya yalnızca ret bildirimine özgülenmiş bir URL adresi gibi erişilebilir iletişim adresine ticari elektronik iletide yer verir. Ticari elektronik ileti hangi iletişim kanalıyla gönderildiyse ret bildirimi de kolay ve ücretsiz bir şekilde aynı iletişim kanalıyla sağlanır. Ret bildirimi imkânı, gönderilen her ticari elektronik iletide yer alır. Alıcılar, İYS’nin katma değerli hizmetler kapsamında sunacağı çağrı merkezi, kısa mesaj numarası ve kısa link aracılığıyla çıkış haklarını da kullanabilirler.
Alıcı tarafından reddetme hakkının kullanılmış olması, hizmet sağlayıcının tabi olduğu ilgili mevzuat hükümlerine göre alıcıya gönderilmesi zorunlu olan bildirimlerin yapılmasına engel teşkil etmez.
Hizmet sağlayıcı, alıcı tarafından iletilen ret bildirimini İYS’ye 3 (üç) iş günü içinde bildirmelidir. İYS üzerinden kullanılan ret bildirim hakkı, İYS tarafından ileti trafiğinin durdurulması ve ret hakkının kullanıldığına dair bilginin hizmet sağlayıcıyla entegrasyona bağlı olarak anlık veya azami 3 (üç) iş günü içinde hizmet sağlayıcıya bildirilmesi gerekmektedir. Tacir veya esnaf olan alıcıların elektronik iletişim adreslerine gönderilen ticari elektronik iletiler için önceden onay alınması zorunlu değildir. Ancak tacir ve esnafların reddetme hakkını kullanması halinde onayları alınmadan ticari elektronik ileti gönderilemez.
Şikayet Bildirimi
Alıcılar, hizmet sağlayıcıdan ileti almayı reddettikleri halde kendilerine ileti gönderilmesi durumunda, İYS üzerinden şikâyet haklarını kullanabilecekler. Yönetmeliğin 14. Maddesi uyarınca izinsiz gönderilen tüm iletilerin şikayetlerine ilişkin başvurular; e-Devlet kapısı, Ticaret Bakanlığı'nın internet sitesi ve şikâyetçinin ikametgâhının bulunduğu yerdeki il müdürlüğü üzerinden yapılabileceği gibi artık İYS üzerinden de yapılabilecektir. Şikâyetçi; gerçek kişi ise adı ve soyadı ile imzası ve ikametgâh adresi, tüzel kişi ise unvanı ve adresi ile temsile yetkili kişinin veya vekilin adı ve soyadı ile imzasının başvuruda yer alması gerekmektedir. Yönetmelik madde 15/2 gereğince; “başvuruların, öncelikle İYS üzerinden ön incelemeye tabi tutulacağı, ön inceleme sonrasında il müdürlüğü tarafından konuya ilişkin bilgi ve belgeler ilgilisinden temin edilerek şikâyetin sonuçlandırılacağı, ancak gerekli hallerde il müdürlüğünce denetim için görevlendirilen personel tarafından yerinde denetim yapılacağı”na hükmedilmiştir.
Kişisel Verilerin Korunması
6563 sayılı kanun ve ilgili yönetmelik çerçevesinde, hizmet sağlayıcı ve aracı hizmet sağlayıcılarının yapmış olduğu işlemler ve sunduğu hizmetler nedeniyle elde ettikleri verilerin, ilgili mevzuat hükümleri saklı kalmak kaydıyla muhafazasından ve hukuka aykırı olarak bunlara erişilmesini ve işlenmesini önlemek amacıyla gerekli tedbirlerin alınmasından hizmet sağlayıcı sorumludur. Kişisel verilerin; üçüncü kişilerle paylaşılabilmesi, işlenebilmesi ve başka amaçlarla kullanılabilmesi için ilgili kişiden önceden onay alınması gerekir.
İYS’ye Kaydın Yapılmamasının Yaptırımları
Yönetmelik gereğince ticari elektronik ileti göndermek isteyenler İYS’ye kayıt olmak zorundadırlar. İYS sistemine özel bir yaptırım Yönetmelik’te düzenlenmemiş olmakla beraber İYS’ye kaydolmayan hizmet sağlayıcılarının almış oldukları onaylar da geçerliliğini yitireceğinden bu hizmet sağlayıcıların gönderecekleri iletiler, onay alınmaksızın gönderilmiş ileti hükmünde olacaktır. E-Ticaret Kanunu uyarınca; Alıcılara önceden onayları alınmaksızın ticari ileti gönderilmesi veya ticari iletinin alıcıdan alınan onaya uygun olmaması durumunda 9.515 Türk Lirasına kadar (bir defada birden fazla kişiye hukuka aykırı ileti gönderilmesi halinde bu ceza, on katına kadar arttırılarak uygulanmaktadır); Ret bildirimine ilişkin yükümlülüklere uyulmaması durumunda 28.546 Türk Lirasına kadar idari para cezası hizmet sağlayıcılara ve aracı hizmet sağlayıcılara uygulanabilecektir. Verilen idari para cezaları, tebliğ tarihinden itibaren bir ay içinde ödenir.